Apa itu Sistem ERP? Cara Kerja dan Jenisnya

Banyak perusahaan masih mengandalkan sistem manual atau aplikasi terpisah untuk menjalankan proses operasional. Hal ini membuat data terfragmentasi dan memperlambat pengambilan keputusan.

Semakin besar skala bisnis, semakin sulit mengontrol keuangan, inventori, dan SDM tanpa sistem yang terhubung. Manajer dan pemilik bisnis pun kesulitan mendapatkan laporan real-time yang akurat.

ERP (Enterprise Resource Planning) hadir sebagai solusi terintegrasi yang menggabungkan seluruh proses bisnis dalam satu sistem otomatis. Di artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian ERP, cara kerja, serta manfaatnya bagi efisiensi dan pertumbuhan bisnis.

Apa Itu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)?

Sistem ERP adalah sistem modul informasi yang memungkinkan untuk perusahaan dalam mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis secara otomatis.

Proses bisnis yang dapat sistem ERP bantu mulai dari manajemen produksi, pemasaran, keuangan, dan lainnya. Sistem ini mengintegrasikan data dan informasi untuk memantau dan mengelola operasi bisnis secara efektif dan efisien. 

Selain itu, ERP system akan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan akurat dengan menyediakan data dan informasi yang terkait dengan operasi bisnis. 

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

ERP module akan melakukan integrasi proses bisnis dari berbagai departemen, dan menjadikan seluruh database yang ada terpusat dalam satu platform. Dengan adanya integrasi tersebut, ERP system dapat mengeliminasi redundansi data dan meminimalkan kegiatan manual yang membutuhkan waktu yang lama.

Kemudian, sistem ERP juga akan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses bisnis dan membuat manajemen sumber daya perusahaan menjadi lebih mudah dan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau dan mengelola proses bisnis secara lebih efektif, mempercepat waktu respon terhadap perubahan pasar, serta meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan kepada pelanggan.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Setelah mengetahui manfaat dan juga kelebihan dari penggunaan ERP system, Anda juga harus mengetahui akan jenis dari sistem tersebut. Hal ini karena ERP sendiri memiliki variasi yang beragam. Berikut merupakan jenis-jenis sistem ERP yang ada:

1. On-Premise ERP

On-premise merupakan sistem ERP yang dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang staf IT perusahaan kelola. Artinya, perusahaan mengelola sistem secara in-house. Investasi awal untuk penggunaan ERP konvensional terbilang cukup tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya.

Perusahaan juga harus mempekerjakan staf IT profesional untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut. Selain itu, untuk melakukan upgrade pada sistem jenis ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah terpakai sebelumnya.

2. ERP berbasis Cloud

Cloud ERP adalah sistem yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses sistem kapan saja dan dimana saja selama mereka memiliki koneksi internet. Biasanya, vendor berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia:

• SaaS (software-as-a-service), artinya Anda membayar biaya bulanan untuk dapat menggunakan sistem tersebut.
• Cloud pribadi, yaitu hosting pusat data dapat oleh perusahaan Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga.
• Cloud publik, yaitu yang mengelola sistem adalah penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan gabungan antara layanan on-premise dan cloud, jenis ini memungkinkan untuk menggabungkan teknologi dengan mudah dan cepat seperti CRM, accounting, sales, dan lainnya. ERP system jenis ini memiliki beberapa keunggulan, yaitu pengguna dapat mengakses sistem kapan saja selama memiliki koneksi Internet, serta vendor cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan, pemeliharaan, dan perbaikan sehingga sistem selalu up-to-date.

Manfaat dan Kelebihan Sistem ERP untuk Perusahaan

Seperti yang kita ketahui, ERP system memiliki kegunaan yang beragam untuk perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini perusahaan mampu menjalankan berbagai kegiatan operasional secara lebih efektif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari menggunakan software ERP:

1. Mengurangi dan Menghemat Biaya Operasional

Sistem ERP membantu membuat perencanaan bisnis yang lebih efisien, sehingga seluruh biaya operasional dapat diatur sesuai kebutuhan dan anggaran. Dengan ERP system, pemborosan dapat diminimalisir dan biaya dapat dialokasikan tepat sasaran.

2. Meningkatkan Akurasi dan Keamanan Data

ERP system secara otomatis mengumpulkan data penting perusahaan dengan cepat dan akurat, baik untuk produk, pemasaran, maupun laporan keuangan. Dilengkapi fitur keamanan seperti firewall dan kontrol akses, sistem ERP mampu mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.

Untuk mengetahui perbandingan harga ERP terbaik, ayo coba bandingkan software ERP terbaik Anda dengan satu klik banner dibawah ini!

3. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Tepat

Dengan menyediakan data real-time yang akurat, sistem ERP membantu manajemen membuat keputusan strategis yang lebih tepat. Fitur perencanaan dan simulasi pada ERP system juga mempermudah optimasi sumber daya seperti tenaga kerja, material, dan peralatan.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Penerapan ERP system dapat mempercepat proses bisnis rutin seperti pemesanan, pengiriman, hingga pelacakan penjualan. Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan sekaligus meningkatkan produktivitas secara menyeluruh.

5. Integrasi Bisnis dan Kolaborasi Antar Departemen

Sistem ERP mengintegrasikan data di seluruh divisi perusahaan, sehingga informasi dapat diakses secara terpusat. Kolaborasi antar departemen seperti keuangan, operasional, general affair, dan pemasaran pun menjadi lebih efektif.

6. Pembentukan standarisasi prosedur 

Dengan mengadopsi praktik terbaik internasional, ERP system membuat pekerjaan di perusahaan menjadi lebih terstruktur. Hal ini mengurangi ketergantungan pada individu tertentu dan meningkatkan efisiensi operasional.

7. Memperkuat Hubungan dengan Pelanggan

Sistem ERP memudahkan pengumpulan data pelanggan dan memungkinkan pemantauan otomatis jalur penjualan serta manajemen produk. Dengan begitu, ERP system dapat membantu memperkuat hubungan bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) membantu mengatasi pembatasan antar departemen. Dengan menyimpan data dalam sistem ERP, informasi dapat diakses oleh semua departemen.

Sejarah Sistem ERP 

Pada tahun 1990, Gartner Group mengenalkan ERP pertama kali. Namun, sebenarnya konsep ini sudah ada sejak tahun 1960-an, awalnya digunakan untuk mengatur inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pada tahun 1970-an, konsep ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada tahun 1980-an, Material Requirements Planning dikembangkan untuk mencakup proses manufaktur. Sistem ini sudah memiliki banyak fungsi yang mencakup manajemen inventaris dan proses operasional lainnya. Pada tahun 1990-an, fungsi sistem ERP juga meluas ke bagian back-office lainnya seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM.

Banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP pada saat itu, karena permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi. Selain itu, banyak perusahaan yang memperbarui sistem mereka yang sudah ada, dan beberapa memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.

Pada tahun 1998, NetSuite didirikan dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan dapat dioperasikan melalui internet . Pada tahun 2000-an, Gartner Group mengembangkan ERP II, yang merupakan Software ERP berbasis Cloud keluaran pertama . Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).

Pentingnya Sistem ERP dan Penerapannya di Berbagai Industri

Sistem ERP memiliki peran penting dalam menyederhanakan berbagai aktivitas operasional perusahaan. Dengan mengintegrasikan seluruh proses ke dalam satu sistem terpusat, ERP memungkinkan akses otomatis ke database yang saling terhubung. Proses bisnis pun dapat diotomatisasi, sehingga mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan kualitas produk dan layanan, serta mendorong peningkatan profit secara keseluruhan.

Selain itu, aplikasi ERP membantu menyatukan berbagai departemen dan fungsi dalam perusahaan menjadi satu sistem yang terpadu. Hal ini mendukung efisiensi operasional, meningkatkan koordinasi antar tim, mempercepat pengambilan keputusan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Dengan ERP, perusahaan mampu menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif dan efisien.

Penerapan ERP tidak terbatas pada satu jenis industri saja. Di Indonesia, ERP telah digunakan secara luas di berbagai sektor seperti jasa dan konsultasi, pendidikan, transportasi, ritel, manufaktur, real estate, konstruksi, makanan dan minuman, pariwisata, farmasi, pertambangan, perkebunan, hingga ekspor dan impor. Dengan ERP, perusahaan dari berbagai industri dapat mengelola fungsi dasar seperti pengelolaan SDM, pembelian, penjualan, distribusi, hingga pencatatan keuangan secara terintegrasi dan efisien.

Baca Juga: 9 Fitur Utama dalam ERP System Finance

Fitur Umum yang Wajib dimiliki Sistem ERP

Tidak hanya mengetahui mengenai variasi dari ERP system, tetapi Anda juga harus mengetahui fitur yang software ini miliki. Karena dengan mengetahui fitur yang ada, Anda bisa memilih perangkat lunak yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Berikut merupakan fitur-fitur yang harus terdapat dalam sistem ERP:

1. Fitur integrasi

Fitur ini bertujuan sebagai jembatan penyambung data. Dengan menggunakan fitur ini, Software ERP dapat menganalisis, memantau, dan melakukan tugas berbasis data utama yang diberikan. Melalui data tunggal, sistem akan mengolah hasilnya kemudian membagikannya ke platform yang ada dalam semua departemen kerja. Hal ini akan meningkatkan komunikasi antar divisi dalam perusahaan.

2. Fitur otomatisasi

Melalui fitur ini, sistem yang canggih harus dapat mengotomatiskan tugas umum yang dilakukan manusia seperti mengatur pesanan dan keuangan. Dengan adanya otomatisasi memungkinkan Anda untuk melakukan tugas lain yang lebih penting sehingga waktu kerja akan menjadi lebih produktif. Fitur otomatisasi juga akan mengurangi human error yang mungkin terjadi. Data yang terstruktur akan memperkecil peluang kesalahan yang bisa merugikan bisnis Anda.

3. Fitur pelaporan

Sistem ERP perusahaan harus memiliki fitur pelaporan yang baik agar dapat perusahaan manfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya, hal ini sejalan dengan beragam alat dalam dasbor yang mencakup laporan hasil performa dalam divisi di perusahaan. Fitur dalam ERP juga dapat menyediakan laporan yang lebih terperinci sehingga memudahkan proses evaluasi. Selain itu, Anda juga dapat melihat berbagai kesalahan, inkonsistensi data, dan lainnya.

4. Fitur akuntansi

Akuntansi dan bagian keuangan adalah salah satu bagian terpenting yang harus terus mendapat perhatian dari perusahaan. ERP sistem harus memiliki fitur akuntansi yang baik untuk memantau aktivitas keuangan dalam perusahaan. Fitur akuntansi dalam ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses utang piutang, manajemen aset, manajemen risiko, hingga pengelolaan pajak.

5. Fitur pelacakan dan visibilitas

Dengan fitur ini, sistem bisa memberikan visibilitas yang akurat akan informasi dan data terkait dengan produk. Tingkat visibilitas pada ERP kemudian akan membuat pengguna dapat melihat dan memahami jika ada masalah.

Hal ini karena, sistem mampu untuk mendeteksi jika seandainya muncul resiko suatu hal menjadi masalah, jika hal ini terjadi, maka pengguna bisa segera sistem berikan notifikasi.

Tips Penting Memilih Sistem ERP bagi Bisnis Anda

Di era digital saat ini, memilih sistem ERP yang tepat adalah langkah strategis untuk mendukung kesuksesan bisnis. Setelah memahami kelebihan, jenis, dan fiturnya, informasi tersebut bisa menjadi pertimbangan dalam menentukan pilihan. Berikut beberapa tips penting untuk membantu Anda memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis:

1. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda

Dalam memilih ERP system, penting untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan dan tantangan spesifik bisnis. Setiap perusahaan memiliki kondisi yang berbeda, sehingga perangkat ERP harus dipilih berdasarkan solusi yang ingin dicapai.

Pemahaman yang tepat tentang kebutuhan akan membantu perusahaan mendapatkan manfaat maksimal, seperti akurasi laporan keuangan, pengurangan risiko stok berlebih atau kekurangan, serta perencanaan yang lebih baik melalui integrasi data antar departemen.

2. Memperhatikan durasi implementasi 

Tips memilih software ERP terbaik salah satunya adalah memperhatikan durasi implementasi. Waktu implementasi biasanya dipengaruhi oleh tingkat kustomisasi yang dibutuhkan, semakin banyak penyesuaian, semakin lama prosesnya. Solusinya, pertimbangkan memilih ERP berbasis cloud yang umumnya lebih cepat diterapkan.

3. Memperhatikan vendor

Tips memilih perangkat ERP yang terakhir adalah memperhatikan vendor. Anda bisa mencari tahu informasi detail mengenai vendor ERP untuk menemukan perangkat terbaik yang sesuai dengan bisnis. Implementasi sistem ERP perusahaan bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. 

Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untuk mengembangkan suatu sistem ini sendiri (in-house). Oleh karena itu, pada dasarnya semua software ERP adalah produk komersial, salah satunya software ERP dari Total.

Kesimpulan 

Sistem ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform untuk meningkatkan efisiensi operasional. ERP mengelola proses seperti keuangan, persediaan, produksi, dan manajemen SDM secara real-time dan terpusat. Dengan bantuan perangkat lunak ini, seluruh proses bisnis dapat berjalan secara otomatis, sehingga lebih efisien dan meminimalkan risiko human error.

Sebagai software perusahaan, ERP memiliki beragam jenis, fitur, dan kegunaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memilih ERP system yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Pemilihan yang tepat akan memastikan setiap fungsi dalam perusahaan saling terhubung dan bekerja optimal.

Salah satu pilihan yang dapat Anda pertimbangkan adalah sistem ERP milik Total. Perangkat ini mampu memaksimalkan proses operasional perusahaan mulai dari inventory, akuntansi, procurement, hingga pergudangan, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Dapatkan sistemnya sekarang juga dengan demo gratis dari Total ERP!

FAQ tentang Sistem ERP