Applicant Tracking System: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaat untuk Rekrutmen

Proses rekrutmen sudah bukan lagi soal menumpuk dan menyortir berkas lamaran secara manual. Persaingan semakin ketat, dan perusahaan yang lambat merekrut bisa kehilangan kandidat terbaik mereka hanya dalam hitungan hari.

Setiap hari, rekruter bisa menerima ratusan hingga ribuan lamaran hanya untuk satu posisi yang dibuka. Tanpa bantuan teknologi, proses ini tidak hanya melelahkan, tapi juga rawan kesalahan dan penilaian yang tidak objektif.

Di sinilah applicant tracking system hadir sebagai solusi yang kini sudah menjadi standar di banyak perusahaan, dari skala menengah hingga multinasional. Applicant tracking system bekerja dengan mengotomatiskan tugas rekrutmen yang repetitif.

Dengan applicant tracking system, tim HR tidak lagi tenggelam dalam pekerjaan administratif dan bisa lebih banyak mencurahkan waktu untuk menilai kecocokan kandidat, membangun komunikasi yang baik, hingga menjalankan negosiasi dengan lebih efektif.

Key Takeaways

ATS adalah perangkat lunak untuk mengelola dan mengotomatiskan seluruh tahapan proses rekrutmen.

Fitur utama meliputi penyaringan CV otomatis, database terpusat, dan pelaporan analitik HR.

Proses rekrutmen manual memakan waktu lama dan sangat rentan terhadap bias atau human error.

Apa itu Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant tracking system adalah perangkat lunak rekrutmen yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses hiring secara digital. Sistem ini bekerja seperti asisten rekrutmen digital yang menyimpan, menyortir, dan mengorganisasi data dalam satu tempat terpusat.

Applicant tracking system sudah jauh berkembang berkat teknologi AI dan machine learning. Sekarang, sistem ini mampu membaca konteks pengalaman kerja, mengatur jadwal wawancara, hingga mengirim email penawaran kerja tanpa input manual dari tim HR.

7 Manfaat Applicant Tracking System untuk Rekrutmen yang Lebih Efisien

Mengimplementasikan ATS merupakan sebuah investasi strategis untuk merombak cara perusahaan Anda menarik dan menilai talenta. Sistem ini menawarkan berbagai fungsi yang secara langsung berdampak pada efisiensi waktu dan penghematan biaya operasional. Berikut adalah tujuh fungsi dan manfaat utama dari sistem ini.

1. Otomatisasi proses screening CV

Salah satu fase paling melelahkan dalam rekrutmen adalah membaca ratusan CV satu per satu. ATS mengambil alih beban ini dengan memindai dan mengekstrak informasi penting dari setiap resume yang masuk. Melalui proses screening CV yang diotomatisasi, sistem dapat mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi kualifikasi.

2. Penyaringan kandidat berbasis keyword

ATS memungkinkan rekruter untuk menetapkan kriteria spesifik berupa kata kunci yang berkaitan erat dengan deskripsi pekerjaan. Ketika resume masuk, sistem akan melakukan pencocokan antara kata kunci yang dicari dengan teks yang ada di dalam CV.

3. Centralized database kandidat

Sistem ini menciptakan satu sumber kebenaran tunggal bagi seluruh data pelamar. Semua resume, portofolio, surat lamaran, hingga catatan hasil wawancara tersimpan dalam satu platform berbasis cloud. Hal ini tidak hanya mempermudah pencarian data di masa depan, tetapi juga memungkinkan perusahaan membangun talent pool.

4. Tracking status rekrutmen secara real-time

Dengan ATS, rekruter, manajer HR, dan pimpinan perusahaan dapat melihat status setiap kandidat secara real-time melalui dashboard visual . Anda bisa melacak siapa saja kandidat yang berada di tahap seleksi berkas, jadwal wawancara pertama, tes teknis, hingga tahap offering.

5. Kolaborasi tim HR dan user lebih terstruktur

Rekrutmen biasanya melibatkan rekruter, manajer HR, dan user (kepala departemen yang membutuhkan karyawan). ATS memfasilitasi kolaborasi ini dengan memungkinkan  user untuk langsung memberikan feedback pada profil kandidat di dalam sistem, menghilangkan kebutuhan akan rantai email yang panjang.

6. Integrasi dengan job portal dan media sosial

Sistem rekrutmen modern memungkinkan fitur multiposting. Hanya dengan satu kali klik, iklan lowongan kerja Anda dapat didistribusikan secara otomatis ke berbagai job board ternama (seperti LinkedIn, JobStreet, Glints) dan platform media sosial perusahaan.

7. Pelaporan dan analitik performa rekrutmen

ATS secara otomatis mengumpulkan metrik-metrik penting dan menyajikannya dalam bentuk laporan komprehensif. Anda dapat menganalisis metrik seperti rasio konversi di setiap tahapan seleksi. Untuk melihat bagaimana data ini disajikan, Anda bisa mempelajari contoh laporan rekrutmen karyawan yang ideal.

Applicant Tracking System vs Rekrutmen Manual: Apa Bedanya?

Rekrutmen manual memiliki batas kapasitas yang nyata, dan di sinilah applicant tracking system menjadi solusi yang lebih skalabel dan objektif. Hal ini karena membaca ratusan CV secara manual tidak hanya memakan waktu, tapi juga memicu kelelahan yang berujung pada penilaian tidak konsisten.

Menurut riset Capterra, lebih dari 94% profesional HR menyatakan bahwa ATS berdampak positif terhadap proses hiring mereka, terutama dalam menghemat waktu dan meningkatkan kualitas kandidat. Angka ini menjadikan peralihan dari sistem manual ke ATS menjadi kebutuhan bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif.

Cara Kerja Applicant Tracking System

Untuk memahami bagaimana sistem ini merampingkan alur kerja HR, mari kita lihat urutan proses kerjanya. Bayangkan tahapan berikut sebagai sebuah infografis alur kerja yang terstruktur:

1. Pembuatan dan publikasi lowongan

HR membuat deskripsi pekerjaan di dalam sistem, lalu applicant tracking system mendistribusikannya secara otomatis ke berbagai portal kerja, media sosial, dan halaman karir perusahaan hanya dengan satu klik.

2. Pengumpulan aplikasi

Semua lamaran yang masuk dari berbagai saluran ditarik dan disatukan ke dalam satu database terpusat dengan format profil yang seragam, tanpa perlu input manual.

3. Pemindaian dan pencocokan

Sistem mengekstrak informasi dari CV, memecahnya ke dalam kategori seperti pendidikan, pengalaman, dan skills, lalu mencocokkannya dengan kriteria yang sudah ditetapkan untuk posisi tersebut.

4. Pemeringkatan otomatis

Setiap kandidat mendapat skor berdasarkan tingkat kecocokan CV mereka dengan kriteria pekerjaan, sehingga kandidat paling relevan otomatis berada di urutan teratas.

5. Penjadwalan dan komunikasi

Rekruter memilih kandidat yang lolos, lalu applicant tracking system mengirimkan tautan kalender otomatis kepada kandidat untuk memilih jadwal wawancara yang tersedia, tanpa perlu komunikasi bolak-balik

6. Transisi karyawan baru

Setelah kandidat menerima dan menandatangani offering letter digital, statusnya diubah menjadi “Hired” dan datanya otomatis ditransfer ke sistem HRIS untuk proses onboarding.

Kelebihan dan Kekurangan Applicant Tracking System yang Perlu Diketahui

Seperti teknologi lainnya, applicant tracking system memiliki kekuatan sekaligus keterbatasan yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikannya.

Studi Kasus: PT Maju Bersama Solusi Memangkas Waktu Rekrutmen hingga 50%

Disclaimer: Studi kasus berikut bersifat ilustratif dan disusun untuk merepresentasikan praktik umum di perusahaan fintech. Hasil nyata dapat berbeda tergantung skala operasi, kompleksitas alur kerja, dan kesiapan sistem atau data perusahaan.

PT Maju Bersama Solusi adalah perusahaan fintech yang berbasis di Jakarta dengan tim HR yang hanya terdiri dari empat orang, namun harus mengelola lebih dari 200 posisi yang dibuka setiap kuartalnya. Lamaran yang masuk membuat pengelolaan data kandidat tidak terstruktur.

Pada pertengahan 2024, perusahaan mengimplementasikan applicant tracking system yang terintegrasi langsung dengan portal kerja lokal. Proses implementasi selesai dalam enam minggu, termasuk pelatihan tim HR dan sosialisasi ke seluruh manajer cabang.

Hasilnya, time-to-fill turun hampir 50% dari 45 hari menjadi 22 hari, dan cost-per-hire berkurang 35% tanpa penambahan anggota tim HR. Koordinasi antar kini bisa dilakukan langsung di dalam sistem, membuat proses rekrutmen jauh lebih cepat dan terstruktur.

Cara Mengukur Keberhasilan Implementasi Applicant Tracking System

Memasang applicant tracking system saja tidak cukup jika tidak diikuti dengan pengukuran yang tepat. Berikut adalah KPI utama HRD yang perlu dipantau untuk memastikan implementasinya memberikan hasil nyata bagi perusahaan.

1. Penurunan time-to-fill

Mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak lowongan dibuka hingga kandidat menandatangani kontrak. Implementasi sistem yang sukses harus menunjukkan tren penurunan pada metrik ini secara signifikan.

2. Efisiensi cost-per-hire

Menghitung total biaya rekrutmen dibagi jumlah karyawan yang berhasil direkrut. Otomatisasi dari applicant tracking system seharusnya mampu menekan angka ini secara signifikan dari waktu ke waktu.

3. Peningkatan quality of hire

Metrik jangka panjang yang melihat performa dan tingkat retensi karyawan baru setelah melewati masa percobaan. Sistem yang baik membantu Anda menyaring kandidat yang lebih relevan dan berkualitas tinggi.

4. Candidate experience score

Mengukur kepuasan pelamar terhadap keseluruhan proses rekrutmen perusahaan. Respons yang cepat dan komunikasi yang konsisten dari applicant tracking system berkontribusi langsung pada peningkatan employer branding.

5. Peningkatan rasio konversi tahapan

Memantau berapa persen kandidat yang berhasil lolos dari satu tahapan ke tahapan berikutnya. Rasio yang sehat menunjukkan bahwa proses penyaringan awal oleh applicant tracking system berjalan dengan akurat.

Kesimpulan

Applicant tracking system sudah bukan lagi sekadar alat pelengkap, melainkan kebutuhan bagi perusahaan yang ingin merekrut lebih cepat, objektif, dan terukur. Sistem ini membebaskan tim HR dari pekerjaan administratif yang menguras waktu, sehingga mereka bisa fokus pada hal yang benar-benar penting.

Meskipun memiliki beberapa keterbatasan, manfaat yang ditawarkan applicant tracking system jauh melampaui kekurangannya. Perusahaan yang mengadopsinya lebih awal akan memiliki keunggulan kompetitif yang nyata dalam memperebutkan talenta terbaik.

Pertanyaan Seputar Application Tracking System