Di era industri modern yang semakin bergantung pada teknologi, perawatan aset menjadi kunci utama untuk menjaga kelangsungan operasional. Tanpa sistem yang efektif, perusahaan berisiko menghadapi downtime yang merugikan. Inilah mengapa solusi berbasis digital seperti CMMS software menjadi sangat penting.
Bayangkan sebuah pabrik besar dengan ratusan mesin aktif setiap hari. Tanpa pengelolaan pemeliharaan yang terstruktur, risiko kerusakan mendadak sangat tinggi. Oleh karena itu, peran CMMS maintenance menjadi vital, terutama jika terintegrasi dengan facility software untuk memastikan pengelolaan aset fisik berjalan efisien dan terkontrol.
Penerapan CMMS system memungkinkan perusahaan untuk melacak jadwal perawatan, riwayat perbaikan, dan penggunaan suku cadang secara terorganisir. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tapi juga memperpanjang umur aset penting dalam bisnis.
Lalu, sebenarnya apa itu CMMS, bagaimana cara kerjanya, apa manfaatnya, apa saja fitur utama CMMS, serta apa perbedaannya dengan EAM? Untuk mengetahui lebih lanjut, mari kita simak artikel berikut ini.
Pengertian CMMS
CMMS adalah singkatan dari Computerized Maintenance Management System, yaitu perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola aktivitas pemeliharaan aset secara digital. Sistem ini memudahkan tim maintenance dalam menjadwalkan, mencatat, dan menganalisis seluruh kegiatan pemeliharaan.
Dengan menggunakan CMMS software, perusahaan dapat mengurangi risiko human error yang sering terjadi pada pencatatan manual. Semua data pemeliharaan disimpan secara terpusat, sehingga lebih mudah diakses dan dianalisis untuk pengambilan keputusan strategis.
CMMS maintenance adalah alat bantu penting dalam upaya meningkatkan efisiensi operasional.
Mulai dari perawatan preventif hingga pengelolaan permintaan kerja, semuanya terintegrasi dalam satu sistem yang dapat diakses kapan saja, baik melalui komputer maupun perangkat mobile.
Secara umum, CMMS system digunakan oleh berbagai sektor industri, seperti manufaktur, rumah sakit, utilitas, hingga properti komersial. Fungsinya yang fleksibel menjadikannya pilihan utama dalam menjaga kinerja dan keandalan aset perusahaan, terutama dalam lingkungan kerja yang menuntut kecepatan dan akurasi.
Cara Kerja CMMS
Dalam praktiknya, CMMS software bekerja dengan mengotomatisasi berbagai proses pemeliharaan. Sistem ini dimulai dari pencatatan data aset hingga pelaporan performa. Berikut ini beberapa cara kerja utama CMMS system yang wajib diketahui:
1. Pemeliharaan preventif
CMMS maintenance memungkinkan penjadwalan pemeliharaan preventif secara otomatis. Ini memastikan mesin dan aset lainnya dirawat secara rutin sesuai jadwal untuk mencegah kerusakan mendadak. Dengan demikian, potensi gangguan produksi dapat dikurangi secara signifikan.
2. Manajemen work order
Setiap permintaan perbaikan dicatat sebagai work order di dalam CMMS software. Tim teknisi dapat melihat tugas yang harus dilakukan, estimasi waktu, dan detail langkah-langkah kerja secara real-time. Hal ini mempercepat proses pengerjaan dan meningkatkan akurasi pelaksanaan tugas.
3. Manajemen inventaris
CMMS system membantu mengelola stok suku cadang dan peralatan. Sistem ini memperingatkan jika stok menipis, sehingga pengadaan bisa dilakukan sebelum kegiatan operasional terganggu. Proses ini mengurangi risiko kehabisan barang penting yang dapat menyebabkan downtime.
4. Pelacakan aset
Semua aset dapat dilacak dalam sistem, termasuk lokasi, kondisi, riwayat perawatan, dan status operasionalnya. Ini membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan aset dan meminimalkan idle time. Pelacakan ini juga mendukung perencanaan penggantian aset yang lebih tepat waktu.
5. Pelaporan dan analisis
Melalui fitur analitik, pengguna CMMS software dapat memantau performa pemeliharaan secara keseluruhan. Laporan ini berguna untuk mengevaluasi efisiensi dan menentukan strategi perbaikan ke depan. Data ini menjadi dasar pengambilan keputusan yang lebih baik dan berbasis fakta.
Sejarah CMMS
Konsep CMMS adalah hasil dari kebutuhan dunia industri untuk sistem perawatan yang lebih tertata dan efisien. Pada awalnya, pemeliharaan dilakukan secara manual menggunakan catatan kertas atau spreadsheet sederhana, yang sering kali rentan terhadap kesalahan dan kehilangan data.
Memasuki tahun 1960-an, industri besar mulai memanfaatkan komputer mainframe untuk mencatat aktivitas pemeliharaan. Ini menjadi langkah awal dalam pembentukan dasar sistem computerized maintenance management system modern.
Kemajuan teknologi di tahun 1980-an mempercepat evolusi CMMS software. Sistem berbasis DOS dan kemudian Windows mulai dikembangkan untuk digunakan oleh berbagai departemen pemeliharaan dalam organisasi, membantu mereka mengelola aset dan jadwal perawatan dengan lebih terstruktur.
Saat ini, CMMS maintenance adalah sistem yang berbasis cloud dengan fitur yang semakin canggih. Pengguna bisa mengaksesnya lewat perangkat mobile, memungkinkan pemeliharaan dilakukan secara fleksibel dan terintegrasi dengan sistem ERP lainnya.
Manfaat CMMS
Dengan menggunakan CMMS system, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga menurunkan biaya operasional jangka panjang. Berikut beberapa manfaat utama dari CMMS maintenance:
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Dengan sistem yang otomatis, tim pemeliharaan dapat bekerja lebih cepat dan akurat. Jadwal pemeliharaan yang jelas mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas. Hal ini memungkinkan distribusi tugas yang lebih efisien dan mengurangi beban kerja manual secara signifikan.
2, Mengurangi downtime
CMMS software membantu mendeteksi potensi masalah sebelum terjadi. Dengan pemeliharaan preventif yang terjadwal, risiko kerusakan besar dan downtime dapat diminimalisir. Deteksi dini ini membuat peralatan lebih andal dan memperpanjang masa pakai mesin.
3. Mengelola aset dengan lebih baik
Semua informasi tentang aset tercatat dalam sistem. Ini membantu perusahaan mengetahui status aset secara real-time dan menentukan waktu optimal untuk perbaikan atau penggantian. Pemantauan ini juga mempermudah dalam membuat keputusan berbasis data untuk investasi peralatan di masa depan.
4. Penghematan biaya jangka panjang
Meskipun memerlukan investasi awal, penggunaan CMMS system akan menghemat biaya operasional dalam jangka panjang dengan mengurangi kerusakan mendadak dan biaya perbaikan darurat. Selain itu, perusahaan dapat menghindari pengeluaran tak terduga yang sering kali lebih mahal daripada pemeliharaan rutin.
5. Meningkatkan kepatuhan dan keamanan
Sistem ini mendokumentasikan semua aktivitas pemeliharaan, membantu perusahaan memenuhi regulasi dan standar keselamatan kerja yang berlaku di industri masing-masing. Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan juga lebih siap saat audit atau pemeriksaan dari pihak berwenang.
Tertarik untuk mengetahui berapa investasi yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem CMMS terbaik? Kami telah menyiapkan skema harga software fasilitas Total yang bisa Anda unduh secara gratis dan langsung dijadikan bahan pertimbangan. Klik tombol di bawah untuk mendapatkan informasinya sekarang!
Contoh Studi Kasus CMMS
Sebuah perusahaan manufaktur otomotif besar mengalami kendala dalam mengelola ribuan aset mesin yang tersebar di berbagai lokasi. Sering kali, kerusakan mesin terjadi mendadak karena tidak adanya sistem pemeliharaan yang terorganisir dan terdata dengan baik.
Perusahaan kemudian mengimplementasikan aplikasi manajemen aset berbasis CMMS software. Dalam waktu enam bulan, mereka berhasil mengurangi downtime mesin sebesar 30% melalui pemeliharaan preventif yang terjadwal dan pengelolaan work order secara digital.
Melalui peran sistem manajemen aset, teknisi lapangan dapat menerima notifikasi perawatan langsung melalui perangkat mobile. Selain itu, semua suku cadang dikelola dalam sistem, sehingga ketersediaan stok selalu terpantau dan pengadaan tidak terlambat.
Laporan dari sistem menunjukkan bahwa penggunaan CMMS system tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menghemat biaya operasional tahunan hingga miliaran rupiah. Manajemen pun lebih percaya diri dalam merencanakan ekspansi karena aset terkendali dengan baik.
| Aspek | CMMS | EAM |
| Singkatan | Computerized Maintenance Management System | Enterprise Asset Management |
| Fokus utama | Pemeliharaan aset | Seluruh siklus hidup aset |
| Skala penggunaan | Cocok untuk bisnis kecil hingga menengah | Umumnya digunakan perusahaan besar dan multi-site |
| Fitur utama | Pemeliharaan, pelacakan aset, inventaris | Termasuk pengadaan, akuntansi aset, dan manajemen risiko |
| Integrasi | Terbatas, tapi bisa terhubung ke ERP on premise | Lebih kompleks, biasanya sudah terintegrasi dengan ERP |
| Kompleksitas sistem | Sederhana dan lebih user-friendly | Lebih kompleks dan memerlukan pelatihan lanjutan |
Keterkaitan Fungsi CMMS pada SaaS
Di era cloud computing, banyak perusahaan kini mengandalkan model SaaS (Software as a Service) untuk menjalankan CMMS software. Model ini menawarkan fleksibilitas tinggi karena dapat diakses dari berbagai perangkat dan lokasi secara real-time.
Dengan peran sistem manajemen aset yang dikelola melalui SaaS, perusahaan tidak perlu lagi berinvestasi besar untuk infrastruktur server internal. Semua data tersimpan di cloud dan dapat dipantau dengan mudah, kapan saja dibutuhkan, bahkan saat tim bekerja secara remote atau dari lokasi berbeda.
Implementasi aplikasi manajemen aset berbasis SaaS juga mempercepat proses pembaruan sistem. Perusahaan tidak perlu menghentikan operasional hanya untuk update software karena semuanya dilakukan otomatis oleh penyedia layanan.
Selain itu, CMMS system berbasis SaaS sangat cocok untuk organisasi multi-site. Semua cabang atau lokasi produksi bisa tersinkronisasi dalam satu platform yang sama tanpa perlu sistem ERP on premise yang mahal dan rumit, sehingga kolaborasi antar tim menjadi lebih efisien dan real-time.
Data Utama CMMS
Agar CMMS software berjalan optimal, data yang dimasukkan harus lengkap dan akurat. Hal ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam aplikasi manajemen aset dan menunjang seluruh proses pemeliharaan. Berikut adalah data utama yang harus ada:
1. Data spesifikasi aset
Spesifikasi aset mencakup informasi teknis seperti tipe mesin, nomor seri, kapasitas, dan data teknis lainnya. Ini sangat penting untuk menentukan kebutuhan perawatan dan penggantian suku cadang dengan tepat, terutama dalam proses maintenance yang bersifat kritikal atau terjadwal ketat.
Dengan adanya data ini dalam CMMS system, teknisi dapat langsung mengakses referensi spesifik saat penanganan kerusakan. Sistem juga bisa memberi peringatan otomatis jika spesifikasi tidak sesuai atau sudah usang, sehingga mencegah penggunaan informasi yang tidak akurat dalam perawatan.
2. Data hierarki aset
Struktur aset dalam perusahaan sering kali terdiri dari sistem utama dan sub-komponen. Hierarki ini mencerminkan hubungan antar aset dan menjadi dasar untuk pelacakan pemeliharaan dan biaya per bagian, serta membantu identifikasi sumber kerusakan secara lebih sistematis.
Dalam peran sistem manajemen aset, struktur hierarki ini membantu dalam penyusunan strategi pemeliharaan dan alokasi anggaran. Setiap level dalam hierarki dapat memiliki jadwal dan histori pemeliharaan masing-masing, yang dapat diakses oleh tim teknisi dan manajer secara terpisah namun terintegrasi.
3. Data BOM (bill of material) aset
BOM mencakup daftar komponen atau suku cadang yang digunakan oleh suatu aset. Data ini berguna untuk memastikan teknisi memiliki semua item yang dibutuhkan saat melakukan perawatan, serta dapat digunakan sebagai acuan pengadaan logistik.
Jika ada perubahan komponen, BOM di dalam CMMS software akan otomatis diperbarui. Ini mempercepat respons teknisi dan menghindari kesalahan penggantian yang bisa menyebabkan kerusakan lebih besar, terutama dalam proses perawatan darurat atau terencana.
Fitur-Fitur Utama CMMS
Sebagai aplikasi manajemen aset, CMMS software memiliki berbagai fitur yang mendukung kegiatan pemeliharaan harian. Fitur-fitur ini memastikan efisiensi operasional dan mengurangi biaya jangka panjang. Berikut adalah fitur utama dari CMMS system:
- Manajemen pemeliharaan preventif: Menjadwalkan perawatan rutin berdasarkan waktu, penggunaan, atau indikator kondisi. Ini bertujuan mencegah kerusakan sebelum terjadi.
- Manajemen work order: Mengatur dan melacak semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh teknisi, termasuk waktu, tugas, dan suku cadang yang diperlukan.
- Pelacakan aset: Melihat lokasi, status, dan histori perawatan aset secara real-time. Aset dapat diberi tag barcode atau RFID untuk kemudahan pelacakan.
- Manajemen inventaris: Mengelola ketersediaan suku cadang dan perlengkapan lainnya. Sistem memberikan notifikasi saat stok menipis.
- Jadwal pekerjaan: Mengatur jadwal kerja teknisi, termasuk penugasan harian dan mingguan, untuk efisiensi penggunaan sumber daya.
- Pelaporan dan analisis: Menyediakan laporan KPI, histori kerja, dan tren pemeliharaan. Ini membantu manajemen mengambil keputusan berdasarkan data.
- Integrasi dengan sistem lain: CMMS system dapat dihubungkan dengan ERP on premise, sistem keuangan, atau sensor IoT untuk mendapatkan data real-time.
- Manajemen kontrak: Mencatat semua kontrak layanan pihak ketiga, termasuk SLA dan tanggal kedaluwarsa. Ini membantu dalam pengelolaan vendor yang lebih baik.
Optimalkan Penerapan CMMS dengan Total ERP
Agar penerapan CMMS software semakin maksimal, perusahaan dapat mengintegrasikannya dengan Facility Management Software dari Total ERP. Software ini memungkinkan pengelolaan dokumen, laporan, jadwal pemeliharaan, hingga manajemen fasilitas fisik secara lebih terstruktur dan efisien dalam satu sistem terpadu.
Selain itu, Total ERP menyediakan kontrol akses internal yang kuat untuk menjaga keamanan data sensitif. Sistem ini juga mendukung penggunaan multi-perangkat, seperti komputer dan smartphone, tanpa mengganggu mobilitas kerja. Fitur pelaporan dan analisisnya membantu meningkatkan efisiensi biaya dan kinerja operasional.
Berikut ini merupakan fitur utama dari software fasilitas Total ERP:
- Auto Monitoring & Scheduling: Jaga kualitas aset dengan mengotomatisasi penjadwalan pemeliharaan secara rutin untuk memastikan aset tetap berfungsi optimal.
- Facility Code Management: Tingkatkan keamanan dan pelacakan fasilitas dengan pemberian kode unik pada setiap aset untuk memantau pergerakan dan penggunaannya.
- Minimalisir Complaint: Lacak setiap laporan keluhan dan pantau proses penyelesaiannya guna memberikan layanan terbaik dan meningkatkan kepuasan pengguna.
- Integrasi Purchase Request: Pastikan proses pengadaan aset sesuai anggaran perusahaan melalui sistem permintaan pembelian yang terintegrasi dan terkontrol.
Selain itu, software fasilitas Total ERP juga memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah:
- Kelola & kontrol fasilitas melalui mobile device: Kelola & kontrol fasilitas melalui mobile device merupakan cara untuk mendapatkan informasi lengkap tentang aset, lokasi, riwayat pemakaian, dan catatan pemeliharaan langsung melalui aplikasi mobile.
- Jaga kualitas aset untuk kelancaran operasional: Jaga kualitas aset untuk kelancaran operasional merupakan upaya memantau kondisi fasilitas secara real-time dan mengatur jadwal perawatan rutin dengan bantuan notifikasi otomatis.
- Hindari risiko fasilitas rusak atau hilang: Hindari risiko fasilitas rusak atau hilang merupakan langkah strategis untuk mempermudah pelacakan status dan informasi fasilitas melalui sistem terintegrasi dengan barcode.
- Laporan biaya pemeliharaan lengkap dan valid: Laporan biaya pemeliharaan lengkap dan valid merupakan hasil analisis akurat terkait pengeluaran pemeliharaan guna menjaga aset dan fasilitas tetap optimal dan terjaga.
Kesimpulan
CMMS (Computerized Maintenance Management System) adalah sistem digital yang dirancang untuk mengelola aktivitas pemeliharaan aset secara efisien. Dengan CMMS, proses penjadwalan, pencatatan, hingga analisis perawatan dilakukan secara terpusat dan akurat untuk mengurangi human error.
Untuk itu, Total menghadirkan Facility Management Software yang membantu perusahaan menjaga keandalan aset dan efisiensi operasional. Dengan fitur seperti auto monitoring, pelacakan keluhan, integrasi purchase request, hingga akses mobile, pengelolaan fasilitas jadi lebih praktis dan terstruktur.
Segera coba demo gratis dari software fasilitas Total dan rasakan langsung manfaatnya dalam mengelola aset, mengurangi risiko kerusakan, serta meningkatkan efisiensi biaya pemeliharaan perusahaan Anda!
FAQ tentang CMMS
CMMS (Computerized Maintenance Management System) adalah sistem berbasis perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola, menjadwalkan, dan memantau aktivitas pemeliharaan aset secara digital. Sistem ini memungkinkan tim teknis melakukan pemeliharaan preventif, mencatat work order, melacak inventaris suku cadang, dan mengelola aset secara lebih efisien.
Keuntungan penggunaan CMMS antara lain: meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi downtime mesin, mengelola aset dengan lebih baik, menghemat biaya operasional jangka panjang, serta meningkatkan kepatuhan terhadap standar keselamatan dan regulasi industri. Selain itu, data historis yang tercatat memudahkan evaluasi dan pengambilan keputusan berbasis data.
Tujuan utama CMMS adalah untuk memaksimalkan umur aset, meminimalkan kerusakan mendadak, serta meningkatkan keandalan dan performa peralatan dengan cara yang sistematis dan terencana. Dengan CMMS, perusahaan dapat mengatur jadwal pemeliharaan, mendeteksi potensi masalah lebih awal, serta mengelola sumber daya pemeliharaan secara efisien.
CMMS fokus secara khusus pada manajemen pemeliharaan aset, sedangkan SAP (Systems, Applications, and Products) adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mencakup berbagai modul bisnis seperti keuangan, SDM, produksi, dan termasuk modul pemeliharaan (PM). SAP lebih kompleks dan terintegrasi secara menyeluruh antar departemen, sementara CMMS biasanya lebih ringan dan fokus hanya pada aktivitas perawatan.
