Progress invoicing sering menjadi tantangan bagi bisnis berbasis proyek karena pembayaran yang menumpuk di akhir pekerjaan dapat mengganggu arus kas. Kondisi ini membuat modal kerja tertekan dan operasional harian menjadi kurang fleksibel.
Masalah tersebut semakin terasa pada proyek konstruksi, di mana durasi panjang dan biaya besar menuntut pengelolaan penagihan yang rapi. Tanpa sistem yang tepat, risiko keterlambatan pembayaran dan ketidaksesuaian progres sulit dihindari.
Sebagai solusi, metode progress invoicing memungkinkan penagihan dilakukan bertahap sesuai kemajuan proyek. Pendekatan ini membantu menjaga cash flow tetap sehat sekaligus meningkatkan transparansi antara perusahaan dan klien.
Key Takeaways
Progress invoicing adalah metode penagihan bertahap sesuai progres proyek untuk menjaga stabilitas arus kas.
Komponen kunci invoice ini meliputi detail kontrak, rincian progres, nilai tagihan, dan sisa saldo kontrak.
Software Akuntansi Total mengotomatiskan progress invoicing, memastikan akurasi dan efisiensi penagihan proyek. Coba Demo Gratis!
- Apa Itu Progress Invoicing?
- Mengapa Progress Invoicing Penting untuk Bisnis Berbasis Proyek?
- Metode Umum dalam Progress Invoicing
- Komponen Kunci yang Wajib Ada dalam Dokumen Progress Invoice
- Tantangan dalam Menerapkan Progress Invoicing Secara Manual
- Bagaimana Software ERP Mengotomatiskan Proses Progress Invoicing?
- Optimalkan Penagihan Proyek Anda dengan Solusi dari Total
- Kesimpulan
Apa Itu Progress Invoicing?
Progress invoicing adalah metode penagihan di mana perusahaan mengirimkan faktur secara bertahap kepada klien sesuai dengan kemajuan pekerjaan yang telah diselesaikan dalam sebuah proyek. Ini berbeda dari penagihan tunggal yang dilakukan di awal atau akhir proyek.
Tujuan utamanya adalah untuk menyelaraskan aliran pendapatan dengan biaya yang dikeluarkan selama proyek berlangsung. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menanggung seluruh beban biaya operasional hingga proyek selesai.
Sebagai contoh, dalam sebuah proyek software konstruksi, faktur dapat dikirim setelah fondasi selesai, kemudian setelah kerangka bangunan berdiri, dan seterusnya. Metode ini memastikan pembayaran diterima secara berkala seiring dengan progres nyata di lapangan.
Mengapa Progress Invoicing Penting untuk Bisnis Berbasis Proyek?
Implementasi progress invoicing sangat penting karena secara langsung meningkatkan kesehatan finansial perusahaan dengan menjaga stabilitas arus kas. Ini adalah fondasi untuk keberlanjutan proyek jangka panjang dan mengurangi risiko gagal bayar dari klien.
Tanpa penagihan bertahap, perusahaan harus memiliki modal yang sangat besar untuk membiayai seluruh proyek dari awal hingga akhir. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai manfaat utama dari progress invoicing yang perlu Anda ketahui.
Menjaga Stabilitas Arus Kas (Cash Flow)
Dengan menerima pembayaran secara berkala, perusahaan dapat menutupi biaya operasional seperti gaji tenaga kerja dan pembelian material. Hal ini mencegah terjadinya defisit kas yang berisiko di tengah-tengah berjalannya proyek.
Mengurangi Risiko Finansial
Penagihan bertahap meminimalkan risiko kerugian besar jika klien gagal bayar di akhir proyek. Karena sebagian besar biaya sudah tertutupi oleh pembayaran sebelumnya, potensi kerugian finansial menjadi jauh lebih kecil dan terkendali.
Meningkatkan Transparansi dengan Klien
Klien dapat melihat dengan jelas kemajuan pekerjaan yang sesuai dengan jumlah yang mereka bayarkan. Ini membangun kepercayaan dan mengurangi potensi sengketa terkait biaya di kemudian hari, memperkuat hubungan bisnis.
Memudahkan Pelacakan Progres Proyek
Proses penagihan yang terstruktur memaksa perusahaan untuk secara rutin memantau dan mendokumentasikan kemajuan proyek. Ini membantu manajer proyek untuk tetap berada di jalur yang benar sesuai jadwal dan anggaran yang ditetapkan.
Akurasi Penganggaran dan Perencanaan yang Lebih Baik
Data pembayaran dan progres yang tercatat secara berkala memungkinkan perusahaan membuat proyeksi keuangan yang lebih akurat. Ini juga membantu dalam mengidentifikasi potensi pembengkakan biaya lebih awal dan mengambil tindakan korektif.
Metode Umum dalam Progress Invoicing
Terdapat tiga metode utama dalam menerapkan progress invoicing, yaitu berdasarkan persentase penyelesaian, pencapaian milestone, atau jadwal tetap. Pemilihan metode yang tepat bergantung pada jenis proyek dan kesepakatan dalam kontrak.
Memahami perbedaan setiap metode akan membantu Anda menentukan pendekatan yang paling sesuai untuk bisnis Anda. Berdasarkan pengalaman, proyek konstruksi sering menggunakan persentase penyelesaian, sementara proyek IT lebih cocok dengan milestone.
Berdasarkan Persentase Penyelesaian (Percentage of Completion)
Metode ini menagih klien berdasarkan persentase total pekerjaan yang telah diselesaikan. Misalnya, jika proyek sudah 30% selesai, maka perusahaan akan menagih 30% dari total nilai kontrak yang disepakati.
Berdasarkan Pencapaian Milestone (Milestone Billing)
Dalam metode ini, pembayaran dikaitkan dengan penyelesaian tahapan atau milestone tertentu yang telah disepakati. Contohnya, pembayaran dilakukan setelah “desain disetujui”, “prototipe selesai”, atau “instalasi tahap pertama rampung”.
Berdasarkan Jadwal Tetap (Fixed Schedule Billing)
Metode ini melibatkan pengiriman faktur pada interval waktu yang telah ditentukan, seperti bulanan atau kuartalan. Pendekatan ini umum digunakan untuk proyek jangka panjang atau layanan retainer yang durasinya lebih dari satu tahun.
Komponen Kunci yang Wajib Ada dalam Dokumen Progress Invoice
Dokumen progress invoice yang profesional harus berisi informasi yang jelas dan terperinci untuk menghindari kebingungan. Komponen utamanya meliputi detail kontrak, rincian pekerjaan yang ditagihkan, dan rekapitulasi total pembayaran.
Kelengkapan informasi tidak hanya menunjukkan profesionalisme tetapi juga berfungsi sebagai catatan hukum yang sah. Pastikan setiap komponen berikut ini tercantum dengan akurat dalam setiap faktur progres yang Anda kirimkan.
- Informasi Dasar: Cantumkan nomor invoice, tanggal penerbitan, serta detail lengkap perusahaan Anda dan klien.
- Referensi Kontrak: Selalu sertakan nomor atau nama proyek yang menjadi acuan penagihan.
- Deskripsi Pekerjaan: Rincikan pekerjaan yang telah selesai pada periode penagihan ini dengan jelas.
- Total Nilai Kontrak: Sebutkan total nilai proyek yang disepakati sebagai referensi.
- Nilai Tagihan Saat Ini: Tuliskan jumlah yang ditagihkan untuk periode ini, baik dalam bentuk persentase maupun nominal.
- Total yang Sudah Ditagihkan: Rekapitulasi jumlah total yang telah ditagihkan pada periode-periode sebelumnya.
- Sisa Saldo Kontrak: Hitung sisa pembayaran yang masih akan ditagihkan hingga proyek selesai.
- Termin Pembayaran: Tentukan tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran yang jelas.
Tantangan dalam Menerapkan Progress Invoicing Secara Manual
Meskipun sangat bermanfaat, penerapan progress invoicing secara manual menggunakan spreadsheet seringkali menimbulkan tantangan. Proses ini rentan terhadap kesalahan manusia, memakan waktu, dan sulit dilacak secara akurat.
Kesalahan kecil dalam proses manual dapat berdampak besar pada arus kas dan hubungan dengan klien. Menurut data dari PwC, proyek dengan manajemen keuangan yang buruk memiliki tingkat kegagalan yang lebih tinggi.
Perhitungan yang Kompleks dan Rentan Error
Menghitung persentase penyelesaian atau nilai tagihan secara manual sangat rentan terhadap kesalahan. Salah hitung dapat menyebabkan penagihan yang kurang atau berlebih, yang berpotensi merusak kepercayaan klien.
Pelacakan Progres yang Tidak Akurat
Tanpa sistem terintegrasi, sulit untuk mendapatkan data progres proyek yang akurat dan *real-time*. Hal ini dapat menyebabkan penagihan yang tidak sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya telah diselesaikan di lapangan.
Risiko Keterlambatan Pengiriman Invoice
Proses manual yang memakan waktu dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman faktur. Keterlambatan ini secara langsung akan memperlambat penerimaan pembayaran dan mengganggu stabilitas arus kas Anda.
Kesulitan dalam Rekonsiliasi Data
Mencocokkan data antara laporan progres proyek, faktur yang dikirim, dan pembayaran yang diterima bisa menjadi mimpi buruk. Proses rekonsiliasi yang rumit ini membuang waktu dan meningkatkan risiko adanya data yang tidak sinkron.
Bagaimana Software ERP Mengotomatiskan Proses Progress Invoicing?
Software ERP modern mengatasi tantangan proses manual dengan mengotomatiskan seluruh alur progress invoicing. Sistem ini menghubungkan data manajemen proyek dengan modul keuangan untuk memastikan akurasi dan efisiensi.
Dengan platform terpusat, semua pemangku kepentingan dapat mengakses informasi yang sama secara real-time. Hal ini menciptakan transparansi dan kolaborasi yang lebih baik, dari manajer proyek hingga tim keuangan.
Integrasi Data Proyek dan Keuangan
Sistem ERP mengintegrasikan data dari lapangan, seperti persentase penyelesaian, dengan modul akuntansi. Ini memastikan bahwa setiap faktur yang dibuat didasarkan pada data progres yang paling mutakhir dan akurat.
Otomatisasi Perhitungan dan Pembuatan Faktur
Perangkat lunak ini secara otomatis menghitung jumlah tagihan berdasarkan metode yang telah ditentukan. Sistem kemudian menghasilkan dokumen faktur profesional yang siap dikirim ke klien hanya dengan beberapa klik.
Pemantauan Real-Time dan Pelaporan
Manajer dapat memantau status setiap faktur, mulai dari pengiriman hingga pembayaran, melalui dasbor terpusat. Laporan keuangan proyek seperti laba rugi dan arus kas juga dapat dihasilkan secara otomatis dan *real-time*.
Peningkatan Akurasi dan Kepatuhan
Otomatisasi mengurangi risiko kesalahan manusia secara drastis, memastikan setiap perhitungan dan data yang tercatat akurat. Hal ini juga membantu perusahaan mematuhi standar akuntansi dan perpajakan yang berlaku.
Optimalkan Penagihan Proyek Anda dengan Solusi dari Total
Total menyediakan sistem ERP terintegrasi yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, termasuk pengelolaan progress invoicing yang kompleks. Dengan software akuntansi dari Total, perusahaan dapat mengatasi tantangan seperti perhitungan manual yang rentan kesalahan, pelacakan progres yang tidak akurat, dan kesulitan rekonsiliasi data.
Sistem Total dirancang dengan integrasi penuh antar modul, sehingga data dari manajemen proyek, pembelian, dan penjualan dapat saling terhubung dengan akuntansi. Hal ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh operasional bisnis dan memastikan setiap keputusan didasarkan pada informasi yang akurat dan terkini.
Fitur Unggulan Software Akuntansi Total untuk Progress Invoicing:
- Project-Based Billing: Menghasilkan faktur secara otomatis berdasarkan persentase penyelesaian atau milestone proyek yang telah ditentukan, memastikan penagihan yang tepat waktu dan akurat.
- Integrated Cost Tracking: Menghubungkan biaya proyek seperti material dan tenaga kerja langsung ke faktur untuk penagihan yang transparan dan pelaporan profitabilitas yang jelas.
- Automated Invoice Generation: Membuat dokumen faktur profesional secara otomatis berdasarkan data proyek, mengurangi waktu administrasi dan risiko kesalahan input manual.
- Real-Time Financial Reporting: Menyediakan akses ke laporan keuangan proyek secara real-time, termasuk arus kas, laba rugi, dan perbandingan anggaran dengan realisasi.
- Variation Order Management: Memudahkan pencatatan dan penambahan pekerjaan tambahan atau perubahan lingkup proyek ke dalam siklus penagihan yang sudah berjalan.
Dengan Total, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses penagihan proyek. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Progress invoicing adalah strategi krusial bagi bisnis berbasis proyek untuk menjaga kesehatan arus kas dan keberlanjutan. Dengan menagih secara bertahap, perusahaan dapat mengurangi risiko finansial dan membangun hubungan yang lebih transparan dengan klien.
Mengandalkan proses manual dapat menghambat efisiensi dan menimbulkan risiko kesalahan yang mahal. Solusi modern seperti software akuntansi dari Total menawarkan otomatisasi dan integrasi yang dibutuhkan untuk mengelola penagihan progresif secara akurat dan efektif.
Dengan mengadopsi teknologi yang tepat, Anda dapat memastikan setiap faktur dikirim tepat waktu dan tercatat dengan benar. Ini memungkinkan Anda untuk fokus pada hal terpenting, yaitu menyelesaikan proyek berkualitas tinggi sambil menjaga stabilitas finansial perusahaan.
FAQ tentang Progress Invoicing
Invoice biasa umumnya dikirim sekali, baik di awal atau setelah seluruh pekerjaan selesai. Sebaliknya, progress invoice dikirim beberapa kali secara bertahap selama proyek berlangsung, sesuai dengan kemajuan pekerjaan yang telah dicapai.
Metode ini sangat umum digunakan di industri konstruksi, pengembangan perangkat lunak, firma arsitektur, agensi kreatif, dan layanan konsultasi. Pada dasarnya, semua bisnis yang menangani proyek jangka panjang dengan biaya signifikan dapat memanfaatkannya.
Perubahan pekerjaan atau variation order harus didokumentasikan secara resmi dan disetujui oleh klien. Nilai perubahan tersebut kemudian dapat ditambahkan ke total nilai kontrak dan dimasukkan ke dalam perhitungan penagihan progresif selanjutnya sesuai kesepakatan.
Ya, progress invoice adalah dokumen yang sah dan mengikat secara hukum, asalkan didasarkan pada syarat dan ketentuan yang telah disepakati dalam kontrak proyek. Kontrak tersebut harus secara jelas menguraikan jadwal dan metode penagihan progresif yang akan digunakan.
